La méthode ABC appliquée aux Services Informatiques
Le module Cost Management du package IT Finance and Cost Control® permet aux fournisseurs de services informatiques de modéliser leurs coûts informatiques afin de déterminer la structure des coûts par activité et par services délivrés.
Présentation de la méthode ABC :
La méthode ABC (pour Activity Based Costing) peut être traduite par la gestion des coûts basée sur les activités. Cette méthode vise à améliorer l’exploration des charges indirectes de plus en plus importantes dans l’ensemble des coûts. En effet, aujourd’hui les frais indirects représentent le plus souvent plus de 30 à 40% du total des charges.
La méthode ABC est une variante des coûts complets qui permet d’aller plus loin que le simple calcul des coûts de revient. Les méthodes traditionnelles de calcul des coûts neprésentent pas les rapports avec les facteurs clés de succès sur le marché et l’analyse des causes de performance ou de dérapage n’est pas prépondérante.
Mise en place de la méthode ABC au sein du service informatique :
Les départements informatiques sont confrontés au problème de la traçabilité de leurs dépenses et de leurs coûts :
- Combien coûte un service?
- Quelles sont les ressources utilisées pour délivrer ce service pour tel ou tel client ou tel ou tel département de l´entreprise?
- Quels budgets avions-nous prévu pour ce client? Et quel budget a finalement et réellement été alloué à ce client?
- Quel projet ou activité a été consommé par quel client et quelles ont été les ressources utilisées?
Mais les méthodes classiques de calcul des coûts des services informatiques présentent des limites. La méthode ABC permet une gestion basée sur le pilotage par les processus et les activités. Elle permet l´analyse des processus pour comprendre et maîtriser la formation des coûts et la création de valeur à l´origine de la performance de l´entreprise.
Afin de comprendre le raisonnement à adopter pour la mise en place de la méthode ABC, il faut connaître la signification des concepts employés :
Ressources : Ce sont les moyens humains et matériels (locaux, énergie, consommables, puissance de calcul, réseaux, etc.) nécessaires à la réalisation des activités.
Activités : Clé de la méthode ABC, ce sont les tâches concrètement effectuées pour offrir les services informatiques à ses clients internes ou externes.
Services rendus aux clients : ce sont les prestations informatiques proposées aux utilisateurs finaux pour effectuer leur travail.
Clés de répartition ou inducteurs de coût : ce sont les indicateurs opérationnels (ETP, m², postes de travail, etc.) qui servent à répartir les coûts entre les ressources et les activités d’une part, et les activités et les services ou clients d’autre part.
Pour mettre au point une gestion des coûts par l’activité, il faut raisonner en amont : quelle est la cause du coût et non pas la conséquence ?
Les services IT délivrés consomment des activités et les activités consomment des ressources. On établit une succession de liens de causalité plutôt que de répartir des coûts sur des produits à partir de clés de répartition imprécises et subjectives.
Les enjeux de la démarche ABC pour les fournisseurs de services informatiques :
La mise en place d’une démarche ABC au sein d’une Direction des Systèmes d’Information n’est pas réservée uniquement au service du Contrôle de Gestion même si ce dernier en est généralement le chef de projet. La méthode ABC permet d’évoluer vers le l’Activity Based Management (ABM), à savoir le pilotage paractivité de la performance, qui lui intéresse tout particulièrement les responsables des activités. Ces derniers vont positionner, en plus des coûts, des indicateurs non financiers (qualité, délai, etc.) sur les activités pour optimiser leurs processus.
Ainsi, une démarche transverse ABC – ABM couvre par exemple les enjeux suivants :
- Objectiver et expliquer les coûts
- Rapprocher le contrôle de gestion et managers d’activité
- Contribuer au reporting orienté clients
- Discuter avec les clients sur les coûts et la qualité de service
- Rendre visible les actions de transformations et de refonte
- Avoir la capacité de se benchmarker
- Maîtriser les coûts des matières premières
- Mettre en valeur les évolutions de périmètre
- Servir de base pour investir et d’outil de pilotage
- Piloter la productivité
- Calculer les prix de revient
- Facturer avec transparence
Application au sein du module Cost Management :
Le module Cost management du package IT Finance and Cost Control® permet de valoriser à partir des temps passés et des moyens engagés, les services informatiques délivrés aux utilisateurs internes ou à des clients. Le principe utilisé est la méthode ABC qui permet de modéliser les coûts en ressources, activités et services rendus.
L’utilisateur fonctionnel du module modélise ses coûts au sein d’une interface ergonomique et dédiée aux coûts informatiques.
Si une relation client-fournisseur s’établit entre la DSI et les clients de l’informatique, le module permet de générer des factures détaillées pour chaque client afin d’expliquer les montants.
Ainsi, la DSI peut suivre par client, par projet, par service, par équipe, etc. les volumes d’activités et de prestations délivrées.
Le module Cost Management intègre également en standard des analyses et des comparaisons des structures de coûts pour les optimiser. Diverses possibilités existent pour partager les analyses et extraire les analyses.
Enfin, le contrôleur de gestion peut enregistrer et rejouer plusieurs modèles de coûts pour comparer des périodes de temps, des coûts budgétés à des coûts réalisés, ou encore simuler des scénarios (internalisation ou externalisation d’une activité ou d’un service par exemple).
